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办公室电话礼节

发表日期:2009-09-10 | 来源 :未知 | 点击数: 次 收听:
 
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  1、融进笑脸的声音tL4

  即使你不看到和你通话的人,你也要像他们就在你的眼前一样对待他们。他们一直在留意着你的声音,包括语调和心情,你需要把你全部的留意力投进在电话中。你的态度应该是有礼貌的,声音是适中的、清楚的,柔和的,不要在电话里喊叫或声音很尖。有趣的是,假如你要使你电话里的声音好听,你试一试带着微笑,但他听到你的声音时就像你在微笑。这个试验你不妨试试,非常有效,人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼。tL4

  2、办公室电话礼节tL4

  (1)接听电话tL4

  在一个跨国公司的办公室里,来电必须在第二声铃响之后讯即接听。公司接电话应该是非常正规的,在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部分的名称。如:“您好,羽西公司。Can I help you?”假如是一位秘书,则应说:“您好!这里是(某先生∕小姐)办公室,我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起电话劈头就问:“喂!找谁!”tL4

  假如一时腾不出空来,让电话响了四次以上,拿起电话就应先向对方致歉:“对不起,让您久等了。”tL4

  当来电话的人说明找谁之后,不过乎三种情况,一是恰好是本人接电话;二是本人在,但不是他接电话;三是他不在办公室里。tL4

  第一种情形,说:“我就是,请问您是哪位?”tL4

  第二种情形,接话人说:“他要旁边,请稍候。”tL4

  第三种情形,接话人则说:“对不起,他恰好出往。您需要留话吗?”切忌只说一声“不在”,就把电话挂了,打电话人需要留话,应清楚地报出姓名、单位、回电号码和留言,但要留意言语简洁,节约时间。tL4

  我常要从美国打长途电话到国内找朋友,但由于他的同事或家人没有礼貌,我不能留言,浪费了很多钱和时间,需要再拨一遍找人。替你的同事留个言是很轻易做到的事,这不难,而后这个举手之劳同时帮助了两个人,为什么不做呢?tL4

  最好在别人方便的时候打电话给他,而不仅只是你方便的时候。谈话可以这样开始:tL4

  “现在与您交谈合适吗?”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。tL4

  要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气隧作别,说一声“再见”,再挂上电话,不可只管自己讲完就挂断电话。tL4

  无论什么原因,电话中断,首先打电话的人应该再拨。tL4

  假如你和某人在他的办公室谈话,而他忽然接到了一个紧急电话,你应该问:“我该出往一会吗?”而他在接电话的时候也应该说:“对不起,我一定要接这个电话。”tL4

  当你通话时,留意背景不要太吵。有太闹的电视或收音机,请尽量调轻一点。tL4

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