要留意确定成交供给商须具备三个条件，即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低，这三个条件必须同时具备，缺一不可。同时，在整个谈判活动实施过程中，要留意采购文件的完整性，所有采购过程的每一个阶段（包括预备阶段、谈判阶段）都要有具体的书面记录，各类附件及个人签字手续、单位盖章必须齐全。另外，因集中采购机构要经常实施竞争性谈判，可将谈判文件、邀请函和各个阶段使用的文件、表格、报告以及相关程序、工作纪律、留意事项等，制作成通用的标准格式或文件范本，以减少工作量，进步工作效率。

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